Posts Tagged ‘การทำลายเอกสาร’

อรรถประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสาร และการทำลายสิ่งพิมพ์

 

 

 

อรรถประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีหลากหลาย ตัวอย่างเช่น

  1. ลดปริมาณสิ่งพิมพ์ที่ไม่จำเป็น ด้วยเหตุว่าในวิธีการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายสิ่งพิมพ์ได้เฟ้นงานพิมพ์ที่มีอายุมากเกิน 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายระบุให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บสิ่งพิมพ์น้อยลง งานพิมพ์ที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. ผู้ปฏิบัติงานหรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว เสนาะมีการจัดเก็บงานพิมพ์เป็นเป็นอันดีมีระบบระเบียบ
  4. ที่ประกอบการเรียบร้อย เพราะมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

ขบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีความสำคัญมาก ทั้งในแง่การดำรงความลับทางธุรกิจ พร้อมทั้งในด้านกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในประเทศไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บสิ่งพิมพ์ทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุหมดอายุ สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายใบสำคัญคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งส่งผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางลมฟ้าอากาศ และยังทำลายชีวิตสิงสาราสัตว์หลากหลายเช่น ตัวแมลงสิงสาราสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ยุคปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

กระบวนการในการทำลายเอกสาร คือ

  1. ตรวจดูเอกสารที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังใคร่นำไปใช้อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางหมวดอาทิเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบปลูกสร้าง และต้นฉบับเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรตรวจให้มั่นอกมั่นใจทุกเวลาว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการตรวจเอกสารที่จะทำลายให้เจ้านาย เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจปริมาณงานพิมพ์ที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มต้นวิธีการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป